Nessuna proroga per la fatturazione elettronica, in vigore dal 1 Gennaio 2019 come già stabilito dalla legge di Bilancio 2018. La guida completa di regole, consigli utili e termini per affrontarla al meglio.
La fatturazione elettronica entrerà in vigore dal 1 Gennaio 2019. Lo ha stabilito il Governo con la nuova legge di bilancio, misura con la quale smentisce l’ipotesi di una proroga fissata a Luglio 2019 e introduce nuove semplificazioni per rendere il passaggio meno rigido di quanto inizialmente ipotizzato.
Addio quindi alla fattura cartacea che ufficialmente va in pensione. Le fatture emesse per la cessazione di beni e servizi tra soggetti residenti in Italia dovranno essere esclusivamente elettroniche. Ciò vale sia per le operazioni B2B che per quelle relative alla Pubblica Amministrazione, obbligo già in vigore da qualche tempo.
Interlem GP Omega ti fornisce la guida completa sulla fatturazione elettronica dove è possibile trovare la normativa, i termini utili, il funzionamento e tutto ciò che è bene sapere sulle nuove regole che accompagneranno aziende e privati dal 1 Gennaio 2019.
Cos’è la fatturazione elettronica e come funziona
Con la Legge di Bilancio 2018 il Governo ha stabilito l’obbligatorietà di fatturazione elettronica tra tutti i soggetti residenti in Italia. Non solo PA ma anche B2B nel centro della normativa che promette di rivoluzionare l’attuale sistema fiscale italiano.
La fattura elettronica per essere definita tale deve essere integra, leggibile e autentica. Le tre caratteristiche sono verificate in base al contenuto della fattura stessa che dovrà essere corretta, con un contenuto non alterato durante la fase di emissione e trasmissione dei dati. Chi la consulta deve essere certo che provenga dal soggetto erogatore e il contenuto deve essere leggibile, quindi visualizzabile su ogni tipo di dispositivo.
Come rendere autentica la fattura elettronica
Integrità e autenticità sono due fattori garantiti dal costante controllo effettuato dai sistemi dell’Agenzia delle Entrate. E’ necessario che vi sia un collegamento tra fattura e relativa cessione di beni o prestazione di servizi.
La trasmissione elettronica dei dati, la firma elettronica dell’emittente e le sofisticate tecnologie messe a disposizione dall’Agenzia delle Entrate garantiscono un’operazione pulita, lineare e trasparente.
La fattura PA: cos’è e differenze con la fattura B2B
Entrata in vigore da qualche tempo, è stata la rappresentante per eccellenza della prima fase sperimentale della fatturazione elettronica. Per fattura PA si intende la fattura trasmessa agli enti della Pubblica Amministrazione.
E’ una comunissima fattura elettronica uguale a quelle erogate per le operazioni B2B. Viene trasmessa con il Sistema di Interscambio (SDI), è in formato XML ed è contrassegnata dalla firma digitale. Così come una fattura elettronica B2B, anche quella relativa alla Pubblica Amministrazione è erogata grazie al codice univoco identificativo. E’ possibile trovarlo nell’indice IPA, elenco contenente gli indirizzi elettronici della PA.
La fattura elettronica PA varia in base al servizio o bene ceduti. In caso di bandi pubblici essa dovrà necessariamente contenere il CUP, il codice unico di progetto.
L’importanza del Codice Destinatario Univoco e dell’e-mail PEC
Si parla tanto di codice destinatario univoco, una sequenza alfanumerica composta da sette caratteri che identifica il ricevente della fattura elettronica. Il suo uso è FONDAMENTALE affinché tutte le fatture elettroniche siano recapitate al destinatario.
Il codice destinatario è unico e definisce l’azienda utilizzatrice. In alcuni casi esso può indicare l’intermediario che può essere il fornitore del servizio o il produttore del software, come nel caso di Telematico Digitale di Edisoftware. In questo caso per ogni azienda utilizzatrice sarà disponibile un solo codice destinatario univoco, anche se il licenziatario è lo stesso e fa capo a più aziende.
Anche l’e-mail PEC è necessaria per il corretto svolgimento del servizio. Serve ad identificare l’azienda utilizzatrice e porta numerosi vantaggi nella gestione digitale del processo passivo. Saranno infatti ridotti eventuali errori o dimenticanze in quanto l’azienda non dovrà comunicare il proprio indirizzo telematico singolarmente ma lo mette a disposizione direttamente sull’hub prescelto.
Il codice univoco destinatario va inserito e registrato sul portale dell’Agenzia delle Entrate all’indirizzo https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale nell’area Fatture e Corrispettivi. Successivamente dal menu dei servizi scegliere l’opzione ‘’Registrazione dell’indirizzo telematico dove ricevere tutte le fatture elettroniche’’.
Cos’è SDI, il Sistema d’interscambio
SDI è il nuovo sistema d’interscambio messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. Si tratta di un portale attraverso cui è possibile trasmettere e ricevere le fatture elettroniche. E’ lo strumento che permette di seguire passo dopo passo la gestione delle proprie fatture elettroniche in quanto fornisce preziosi dettagli sulla situazione delle stesse.
Riceve le fatture, ne convalida i flussi, consegna le fatture al destinatario e notifica le ricevute. Tutto in un solo ambiente di lavoro. La fattura elettronica che passa per il Sistema d’Interscambio è in formato XML.
Cosa cambia con la fatturazione elettronica
Addio fatture cartacee, benvenute fatture elettroniche! Il passaggio di consegne non deve affatto spaventare perché si tratta di un miglioramento del sistema fiscale che diventa più intuitivo, facile e comodo da utilizzare.
Il merito non è solo dei sistemi messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate ma anche dei principali gestionali contabili che non stravolgono l’attuale lavoro ma bensì integrano la fatturazione elettronica ai vari strumenti di cui già dispongono.
La fattura elettronica deve essere necessariamente digitale, quindi elaborata con un dispositivo elettronico: pc, tablet, smartphone e ogni dispositivo che permetta di redigere file elettronici.
Le differenze con la fattura classica cartacea sono minime, se non nulle. La struttura è la stessa, la procedura la medesima. A cambiare è solo il metodo di trasmissione che dovrà avvenire esclusivamente su un software compatibile come il Telematico Digitale di Edisoftware o quello messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.
Come faccio a capire se la fattura elettronica è giusta o sbagliata?
Ci pensa il Sistema di Interscambio. La funzione dell’SDI è proprio quella di verificare che i dati contenuti nella fattura siano corretti, validi e coerenti con i requisiti richiesti ai fini fiscali. In caso di errore il sistema notificherà prontamente lo sbaglio, invitando a rivedere e rigenerare la fattura.
Vantaggi della fatturazione elettronica
Con le fatture elettroniche sarà possibile abbandonare definitivamente la conservazione cartacea dei documenti fiscali. Non sarà più obbligatorio conservare le fatture per dieci anni così come è stato fino ad oggi, preferendo invece una conservazione digitale comoda e pratica.
I commercianti possono memorizzare elettronicamente le operazioni di cassa, trasmettendole direttamente all’Agenzia delle Entrate. Sarà dunque possibile scegliere di non emettere lo scontrino, una rivoluzione nel sistema fiscale italiano.
La fatturazione elettronica riduce sensibilmente i tempi burocratici, favorendo l’accesso prioritario a rimborsi Iva e assistenza fiscale.
Grandi cambiamenti anche nella gestione IVA in contabilità semplificata. Gli operatori IVA in regime di contabilità semplificata non hanno più l’obbligo di tenere i registri, un gran risparmio in termini di tempo e spazio.
Vantaggi anche per i consumatori finali che dal 1 Gennaio 2019 possono accedere alle copie delle fatture emesse e ricevute direttamente sul portale dell’Agenzia delle Entrate. Rapido, sicuro e a portata di mano.
Tempi e termini: quando va emessa la fattura elettronica?
Questo è un quesito che ci viene spesso posto dai nostri clienti durante le sessioni di webinar che offriamo loro sull’argomento. La fattura elettronica può essere di due tipi:
- Immediata;
- Differita.
La fattura elettronica differita può essere emessa entro il 15° giorno del mese successivo. In questo valgono le regole IVA classiche.
La firma della fattura elettronica
La firma digitale è obbligatoria. Una volta generata, la fattura va firmata con il proprio dispositivo elettronico.
Generare la fattura elettronica
Per generare la fattura digitale è necessario registrare la fattura all’interno del ciclo attivo del gestionale utilizzato. Assicurati di aver compilato correttamente il documento, carica l’allegato nel caso in cui si scelga di fornire una copia del documento in formato PDF e verifica tutti i dati relativi alle anagrafiche e ai parametri azienda.
Una volta compilata correttamente vai su Telematico Digitale. Impostando i filtri avrai accesso alla schermata contenente tutte le fatture elettroniche da generare. Seleziona quelle desiderate e clicca su ‘’Genera XML’’.
Inviare la fattura elettronica
Generate le fatture non resta che inviarle al Sistema d’Interscambio. Per effettuare ciò ti basta andare su Telematico Digitale, selezionare le fatture con stato ‘’Generato’’ e cliccare su ‘’Trasmetti’’.
Nota bene: una volta inviate all’SDI le fatture elettroniche non possono essere in alcun modo modificate. Accertati sempre della loro correttezza e non inviarle prima che tutti i dati non siano stati correttamente compilati.
Ricevere la fattura elettronica
Con Telematico Digitale è possibile scaricare le fatture elettroniche ricevute. Per prima cosa sarà necessario registrare sull’Agenzia delle Entrate il codice destinatario univoco ricevuto in fase di attivazione del servizio e fornire l’e-mail PEC per garantire la corretta erogazione del servizio.
A questo punto direttamente dal gestionale sarà possibile richiamare il tab Scarica Documenti. Il software scaricherà le fatture elettroniche passive direttamente sul gestionale, dove saranno consultabili in ogni momento insieme ad eventuali allegati.
Come conservare la fattura elettronica
Diverse le modalità di conservazione digitale della fattura elettronica. Ogni azienda può infatti scegliere la conservazione digitale di:
- Fatture non elettroniche;
- Documenti di trasporto;
- Registri IVA;
- Libro giornale;
- Schede contabili.
In fase di selezione del servizio andrà necessariamente specificato l’anno fiscale di riferimento dal quale si intende far partire la conservazione digitale.
Conservare la fattura elettronica con Agenzia delle Entrate
Con l’Agenzia delle Entrate è possibile conservare gratuitamente le fatture ricevute direttamente dall’Sdi. Per usufruire del servizio sarà necessario accedere all’area riservata dell’Agenzia delle Entrate con i dati forniti in fase di registrazione.
Fatturazione elettronica- Sanzioni
Per chi non invia la fattura elettronica rispettando i requisiti di legge sono previste sanzioni che riguardano in egual misura cliente e fornitore. Nella fattispecie si parla di:
- Sanzione dal 90% al 180% sul valore dell’imposta relativa all’imponibile non documentato o registrato in maniera inadeguata;
- Sanzione di minimo 250 euro, pari al 100% dell’imposta, nei casi di Iva addebitata utilizzando fatture in formato non elettronico;
- Sanzione pari a 2 euro per singola fattura in caso di mancata o errata trasmissione delle operazioni transfrontaliere.
Quando entrerà in vigore la fatturazione elettronica? Ci saranno delle proroghe?
Sarà obbligatorio emettere fatture elettroniche a partire dal 1° Gennaio 2019. Al momento non sono previste delle proroghe ma la prima sarà una fase sicuramente più elastica e meno rigida per permettere a tutte i soggetti coinvolti di adeguarsi al nuovo sistema.
Ne parleremo prossimamente su queste pagine. Per rimanere aggiornato seguici sul nostro blog o sulle nostre pagine Social: seguiranno importanti aggiornamenti sulla fatturazione elettronica.